img-wpis-5

PUZZLE MANAGERA

Czy zastanawialiście się kiedyś jak wygląda dzień pracy event managera. Niby zajęcie, jak każde inne, a jednak jest w nim coś, co pociąga ludzi. Jeden dzień to za mało, aby oddać jej charakter. To kilkutygodniowy lub kilkumiesięczny proces przygotowań do projektu pozwala zaprezentować na czym polega ta praca.

tekst: Justyna Warpechowska

Lubię układać puzzle. Mam świadomość, że każdy ma na to swój sposób. Ja podchodzę do tego systemowo. Na początku wykładam wszystkie elementy. Następnie grupuję je kolorami i odkładam na bok te wyraźniejsze. Później do nich dokładam kolejne klocki. Ułożone większe fragmenty próbuję połączyć ze sobą, aż powstaje pełen obraz.

Praca nad eventami jest dla mnie trochę jak układanie puzzli. Zaczynam od zebrania wszystkich potrzebnych informacji, potem planuję i tworzę harmonogram działań i wstepny scenariusz. Jest to etap, który nazywam zarządzanie projektem eventowym. Swój czas poświęcam wtedy  na tworzenie dokumentów, pisanie maili, dzwonienie oraz ustalanie wszystkich szczegółów. Bardzo ważne jest zapoznanie się z miejscem, w którym odbędzie się spotkanie i przeanalizowanie wszystkich jego etapów tak, aby określić co jest nam potrzebne oraz przewidzieć ewentualne zagrożenia. Ten etap może trwać kilka tygodni lub miesięcy w zależności od stopnia skomplikowania eventu.

A potem, gdy powoli zbliża się dzień wydarzenia, pojawia się taki mały, ale przyjemny stres. I adrenalina, którą bardzo lubię. Moim zadaniem na tym etapie jest dopinanie ostatnich kwestii z podwykonawcami, klientem, sprawdzenie czy wszystko jest kupione, dostarczone. To właśnie nazywam grupowaniem puzzli.

Wreszcie przychodzi dzień wydarzenia. Lekkie zdenerwowanie i przyjazd na miejsce spotkania. Nie mogę się doczekać, kiedy to nad czym pracowałam od kilku tygodni, a czasem miesięcy za kilka godzin się zrealizuje i zobaczę na żywo, jak wygląda. Ale zanim pojawi się efekt końcowy trzeba dopasowywać do siebie wszystkie elementy. Ogarnianie kilku zadań w tym samym czasie jest nie lada wyzwaniem. Zaczynam wchodzić w inną rzeczywistość, zapominam o wszystkich problemach, a skupiam się tylko na zadaniach i ich koordynacji, aby całe przygotowane show wypadło jak najlepiej. Jest wiele elementów puzzli do skoordynowania. Trzeba dopilnować tworzenia scenografii lub dekoracji, potwierdzić wszystkie ustalenia dotyczące menu, czuwać nad montażem światła, dźwięku, pokierować pracą artystów i całej obsługi.  Istny multitasking.

Wybija godzina „0” i wszystko musi być skończone. Za chwilę pojawią się pierwsi goście. Jeszcze ostanie spojrzenie i zaczynamy. Poziom adrenaliny jest bardzo wysoki. Udało się. Możemy delektować się efektem końcowym.

Ostatnim projektem nad którym pracowałam, był pokaz stylizacji „Marka wspiera markę”. Piękna idea, którą wymyśliła Anna Szubert. Piękna idea, ale także piękne wydarzenie, do którego przygotowywaliśmy się wiele tygodni. To była ciężka praca. Radość i satysfakcja, że spotkanie się udało są ogromne.

Pokazaliśmy Wam to, co się działo na zapleczu pokazu i tuż przed nim. Teraz chciałabym przekazać kilka ciekawostek, jak wyglądały te przygotowania w liczbach.

Nad przygotowaniem wybiegu i dekoracji sali pracowało cały dzień 6 osób. Aby ułożyć gładki wybieg dla modelek potrzebowaliśmy 15 metrów dywanu.  Do dekoracji wybiegu dla modelek użyliśmy 20 kul RGBW sterowanych pilotem

Łączna moc białego światła na pokazie wynosiła 5300 W . Wszystkie światła były ściemniane za pomocą stołu światłowego. Zamontowano system audio o mocy 2000 W.

Łączna długość wszystkich kabli zasilających podczas naszego pokazu to 150 metrów. Montaż świateł i dźwięku zajął 4 godziny.

Wybranie i zgranie 20 minut muzyki dostosowanej do naszego pokazu zajęło nam 3 dni.

Do przygotowania welcome drinków dla gości użyto łącznie 62 000 ml wina, wody i innych napojów. Przygotowano ponad 400 porcji przekąsek.

Na stołach koktajlowych ułożono 20 kg owoców, które były prezentem od firmy Galderma za co serdecznie dziękujemy. Nasz partner, firma Oceanic, przygotowała 105 000 ml kosmetyków AA, które były upominkami dla gości pokazu. 8 gości pokazu dostało upominki od projektantek Anji Coraletti i AggaShe oraz partnerów Instytutu Kosmetologii Babiana oraz Home&You.

Uff. Tyle pracy dla 20 minut pokazu.

Zarządzanie projektem w sytuacji, w której ma się zgrany zespół to wielki komfort. Wiem, że nie byłoby możliwości zrobić tego w pojedynkę. Zgodnie z zasadą, która przyświeca całemu zespołowi Personal Branding Polska – samotnie można wiele, ale we współpracy można wszystko. I chociaż sukces ma wielu ojców, to, jak to mówią matka jest tylko jedna i to ona nad wszystkim czuwa i panuje. Ja jestem taką matką i absolutnie to uwielbiam!